Stel: je wil als bedrijf graag je processen automatiseren, maar je blijft steken bij de vraag: hoe pak je dat aan? En waar begin je? Deze vijf tips, die ook zijn te lezen als een soort stappenplan, kunnen hulp bieden!
Tip 1: breng je stakeholders in kaart
Stel jezelf als allereerst de vraag: voor wie doe je het? En wat is het doel van de automatisering? Anders gezegd: wie is jouw gebruiker, en wat moet die precies kunnen met de software? De gebruiker kan bijvoorbeeld je klant zijn, maar ook je eigen medewerkers. Dat hangt ervan af: wil je door middel van automatisering een arbeidsproces voor je werknemers vergemakkelijken? Of wil je je klanten beter kunnen bedienen? Ook voor de programmeurs is het vaak belangrijk om van tevoren helder te hebben voor wie ze iets maken. En voor welk doel. Want zij kiezen welke knoppen er komen, en welke acties er op welke momenten mogelijk zijn.
Veel mensen denken omgekeerd. Zij beginnen met het idee: ik moet een systeem hebben. En gaan daarna pas bedenken waar dat systeem precies voor nodig is. Automatiseren moet vanuit een helder doel komen, en daarbij is het bepalen van de stakeholders stap één.
Tip 2: breng je processen in kaart
Als je eenmaal weet wie die gebruiker is, dan moet je je afvragen: wat wil de gebruiker precies doen? Waarmee help ik hem? Stel dat het gaat om een facturatiesysteem, dan help je hem om een factuur sneller aan te maken.
Oké, maar hoe dan precies? Wat is het proces? Je moet eerst überhaupt een proces hebben, om die te kunnen optimaliseren. Wat wij vaak tegenkomen zijn bedrijven die zeggen: wij willen een systeem hebben, en daar willen we al onze werkzaamheden mee automatiseren. Maar dan blijkt vaak dat hun werkzaamheden helemaal niet uitvoeren met behulp van een proces. Dan kun je die werkzaamheden onmogelijk automatiseren.
Een proces bestaat uit een vast stramien van op elkaar volgende stappen. Om bijvoorbeeld een factuur aan te maken, doorloop je steeds hetzelfde protocol. Je selecteert een klant, je voegt factuurregels toe, enzovoort. Als dat proces ingekaderd en transparant is, dan kun je het automatiseren, en zorgen dat al die stappen niet meer handmatig hoeven worden uitgevoerd.
Tip 3: pak als eerste het belangrijkste proces
Wat wij vaak zien bij onze klanten is dat ze alles tegelijk willen. Ze vragen gelijk om een megasysteem, waarin ze zo veel mogelijk werkprocessen kunnen proppen. Wij raden dat altijd af. Als je zo’n groot en log systeem gaat bouwen, blijven vaak veel onderdelen ongebruikt.
Begin daarom met het belangrijkste proces. Vaak is dat een proces verbonden aan communicatie met de klant, of arbeidsintensieve processen op de werkvloer. Het gaat om chaotische processen die je graag in een bepaalde vorm wil gieten, zodat ze soepeler verlopen.
Tip 4: bouw een Minimum Viable Product (MVP)
Bij het bouwen van een MVP reduceer je het product tot de kern. Het is het minimale product waarmee je het gewenste proces kan volbrengen. Die kun je gaan lanceren, bijvoorbeeld als pilot, en vervolgens mee gaan testen.
Het bouwen van een MVP brengt veel voordelen. Je kunt snel beginnen met testen, je krijgt snel feedback van gebruikers, de time-to-market is veel lager, en de kans om dingen te bouwen die je er later uit moet slopen is veel kleiner. Dat drukt uiteindelijk ook de kosten.
Als je gelijk een groot en log systeem introduceert, is de kans groter dat je tegenreacties krijgt van je gebruikers. De adoptie is bij zo’n systeem veel lastiger. Door te beginnen met een MVP, en die later met de gewenste functies uit te breiden, zorg je dat de adoptie verloopt als een evolutie.
Tip 5: evalueer met je stakeholders
Dit is een simpele, maar ontzettend belangrijke tip. Als je eenmaal een systeem hebt gelanceerd, onderzoek dan ook wat de ervaring is van de gebruiker. Heb je hun wensen daadwerkelijk goed begrepen? Alleen door je gebruiker de juiste vragen te stellen, kun je het automatiseringsproces zo succesvol mogelijk voltooien.
Nog een laatste bonustip: als je merkt dat je moeite hebt met de juiste aanpak van je automatisering, dan kan het inhuren van een ervaren bedrijf dat je door dit proces heen loodst de oplossing bieden.