Zelf vind ik het heel moeilijk om dingen uit te besteden. Ik wil graag veel controle hebben over het eindresultaat. En als ik uitbesteed, bekruipt me het gevoel dat ik daar een deel van de controle over verlies. Maar toch hoeft dat niet altijd zo te zijn. Je kunt zelf zorgen dat het uitbesteden zo goed mogelijk verloopt.
Waarom wel en waarom niet?
Wat zijn nou redenen om wel of niet uit te besteden? Belangrijke redenen om het wel te doen, is als je voor een project dat je graag wil uitvoeren zelf geen tijd hebt. Of de kennis niet in huis. Maar er zijn ook redenen waarom je kiest om het niet te doen, terwijl het wel wat kan opleveren. Dit is vaak een kwestie van prioriteiten stellen. Vaak zijn bepaalde stappen voor je onderneming wel belangrijk, en kunnen ze veel opleveren, maar het gemis ervan doet nog geen pijn. Want misschien heb je wel een fantastisch idee waarmee je de omzet kan vergroten, maar werk je dat idee niet uit, omdat er andere dingen zijn die directer jouw aandacht vragen. En omdat je de pijn van de onbenutte potentie nog niet voelt, ga je er ook niet mee aan de slag. Dat is zonde. Als je een innovatief idee hebt, maar je hebt zelf de capaciteit niet, besteed het dan uit. Focus zelf op de dingen die wel direct pijn doen als ze niet goed gemanaged worden, dan kan een ander team met innovatie aan de slag.
Een tweede mogelijke reden om het niet te doen, is de angst om controle te verliezen. En ook dat is zonde. Wil je dat voorkomen, en die angst bij jezelf wegnemen, dan is voorwerk nodig. Er zijn bepaalde dingen waar je van tevoren goed over kan nadenken, zodat het uitbesteden zo soepel mogelijk verloopt.
Bepaal je scope
Hoe je dat dan precies aanpakt? Om het uitbesteden van IT zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn er een aantal belangrijke dingen waar je rekening mee wil houden. Als eerste is het goed om te bedenken: wat vind je belangrijk in het eindresultaat? En wat zijn dingen in het proces die je belangrijk vindt? Is dat bijvoorbeeld tijd, en het halen van deadlines? Of is het budget? Of vind je het belangrijk wie er aan werkt? Want dat kan. Bij de overheid is het binnen projecten bijvoorbeeld een vereiste dat het uitgevoerd wordt door Nederlandse ontwikkelaars. Of in bepaalde teamsamenstellingen wil je misschien dat het voor vijftig procent bestaat uit vrouwen.
In ieder geval is het voor je begint met uitbesteden altijd verstandig om te kijken: waar moet het eindproces aan voldoen? En wat in het proces moet op welke manier gebeuren? Vervolgens kun je per onderdeel bekijken: is dit uitbesteedbaar? Wil ik dit uitbesteden? Durf ik dit uit te besteden? Zolang je het eindresultaat niet duidelijk voor je hebt, kun je deze vragen voor jezelf ook niet beantwoorden.
Het is dus belangrijk om een duidelijke scope te hebben. Daarnaast is het goed om te bedenken of je verwacht dat er in die scope, die visie op het eindresultaat, dingen gaan veranderen tijdens het proces. Als je dat verwacht, hoe ga je dat dan communiceren aan degene aan wie je het uitbesteed? Hoe ga je dat goed managen?
Zet het op papier en vergelijk
In de basis is elk project uitbesteedbaar. Maar de vraag is: hoeveel voorwerk ben je bereid te doen? Zet het proces eens op papier, en check of er een duidelijk plan kan worden gemaakt, zodat je controle houdt over de factoren. Vaak is uitbesteden een voordelige optie, ook al voelt het vaak eng.
Ik ben een voorstander van dingen eerst op papier zetten. Met een duidelijk concept kun je makkelijker overleggen met een potentiële partij waaraan jij wil uitbesteden. Ook kun je op dat moment makkelijker vergelijken. Ben ik beter uit als ik het in-house ontwikkel of kan ik beter uitbesteden? Heb ik zelf de kennis? Heb ik de skills, de ervaring, de managementcapaciteit? Zou ik het überhaupt zelf kunnen? Constateer je dat je het in-house niet kan, ga dan serieus kijken naar waar je het kan uitbesteden. Niks is minder jammer dan een kans die je mist.
Bij het uitwerken van de plannen is het natuurlijk altijd mogelijk om om hulp te vragen. Bijvoorbeeld om te kijken naar je scope, en om plannen op haalbaarheid te testen. Bij Wise Minds zijn we altijd bereid om met je mee te denken.