Bij Wise Minds vinden we een fijne samenwerking met onze klant van groot belang! We gaan daarom graag met onze klanten in gesprek, om te evalueren hoe onze service bevalt. In deze blog laten we onze klant Jassine van Examenbureau Rotterdam aan het woord.
Met welk probleem, uitdaging of vraag kwam jij met Examenbureau Rotterdam aankloppen bij Wise Minds?
‘Als Examenbureau nemen wij sinds 2019 examens af in de finance branche, en sinds 2020 in de veiligheidsbranche. Wij zorgen er voor dat mensen hun VCA-diploma kunnen halen, zodat zij de papieren hebben om veilig te werken in sectoren zoals de bouw en de petrochemische industrie. Vooral met de examens voor de veiligheidsbranche zijn we druk.
Wij zijn een erkend examenbureau. Van VCA-Infra krijgen wij een inlogcode voor een portal waar je mensen die examen willen doen kunt inplannen en klaarzetten. Vervolgens moet je voor hen ook weer diploma’s en pasjes kunnen uitrollen. In het begin deed ik dat nog gewoon met Microsoft 365, ik werkte alles uit met Excel. Nu ben ik daar best handig in, maar op een gegeven moment ging het om honderden mensen per week. Dat kostte zo ontzettend veel tijd. Als ik zo zou doorgaan, had ik er voor ik het wist zo twee mensen fulltime op moeten zetten.
Ik dacht: dit kan zo niet verder. Ik moest gaan automatiseren. Het systeem van VCA-Infra biedt ook de mogelijkheid om je eigen softwaresysteem te koppelen. Ik heb toen heel veel partijen benaderd. En eigenlijk kwam daar niks uit. De een vroeg meer dan 50.000, de ander meer dan een ton. Ik dacht: moet het nou echt zo duur zijn? Ik wil het heel simpel houden. Gewoon de deelnemers koppelen. Laagdrempelig beginnen, en dan later steeds fases creëren waar je in kan investeren.
Mijn vrouw zei tegen me: ‘gooi het op Facebook!’ Maarja, ik had geen Facebook. Toen heeft zij voor mij een bericht gepost, en voor ik het wist had ik een een aantal reacties. Ik heb vervolgens een paar afspraken gemaakt, sessies gehad met verschillende partijen. Waaronder ook Wise Minds. Hieruit werd mij duidelijk dat het met Wise Minds het beste klikte. Dus ik dacht: laten we het gewoon gaan doen. Na een paar screeningfases heb ik akkoord gegeven en zijn we gestart.
’Wat was de oplossing die Wise Minds kon bieden?
‘Wise Minds kon maatwerk bieden, dat vind ik heel belangrijk. Ik heb zelf best wat ervaring opgedaan in de automatisering met mijn vorige jobs. Ik verplaatste me altijd heel erg in klanten. Waar hebben zij mee te maken? Wat hebben zij van mij nodig? Ik had heel duidelijk mijn punten op een rijtje met wat ik in het systeem wilde terugzien. En bij ieder punt hoe hoog de prioriteit was. Hoe Wise Minds daarmee aan de slag is gegaan, wordt heel goed ervaren.
Ik wilde een systeem waar ik mijn mensen aanmeldt en zij vervolgens automatisch in de portal van VCA-Infra worden klaargezet. Dat zijn we gaan maken. Met dit systeem rollen er bij ons automatisch inlogcodes voor de deelnemers uit die via het systeem van VCA-Infra worden gegenereerd. En na afloop haalt ons systeem de resultaten op en zegt wie geslaagd is en wie niet. Een diploma kan ik dan vervolgens met één druk op de knop uitdraaien.
Ik hoef hiermee helemaal niet meer in de portal van VCA-Infra te zijn, maar alleen maar in mijn eigen applicatie gebruiken die daarmee verbonden is.
Nu liggen er plannen om verder te ontwikkelen, dus ik heb Wise Minds nog steeds nodig. We willen ook onze open inschrijvingen automatiseren. Dit gaat om bedrijven en opleiders die hun deelnemers alleen willen aanmelden voor een examen bij één van onze locaties. Of om particulieren die niet per se behoefte hebben aan een cursus, maar op eigen houtje het examen willen maken. Dan mag je rechtstreeks naar ons komen. Dan regelen wij dat je bij jou in de buurt een examen kunt maken.
’Wat heeft de oplossing van Wise Minds het Examenbureau Rotterdam opgeleverd?‘
Vooral efficiëntie. Het scheelt ontzettend veel tijd. We hoeven nu niet meer die honderden deelnemers per week handmatig in te voeren. Ik denk dat het minstens 32 uur per week scheelt. Ook is het een uitkomst voor foutgevoeligheid en secuurheid. En het helpt bij de acquisitie. Je komt met een dergelijke digitalisering veel professioneler over. En dat trekt nieuwe klanten.
Wat ik prettig vind aan Wise Minds, is dat er goed wordt geluisterd. Mohamed komt ook met eigen ideeën, en hij denkt met je mee.’