Wat wij bij Wise Minds vaak zien, is dat mensen willen automatiseren omdat ze vanuit hun omgeving horen dat innoveren goed is. Ze willen een systeem, omdat hun buurman dat ook heeft. Maar een innovatief systeem werkt niet per definitie in jouw voordeel. Hoe zorg je dat je op zo’n manier automatiseert dat het je maximaal voordeel oplevert?
Breng je proces in kaart
Stel: je bent een garagebedrijf en je hebt een systeem waarbij je automatisch afspraken inplant. Je hebt hiervoor een heel agendasysteem ontwikkelt, maar bij het gebruik blijkt het niet optimaal voor je te werken. Klanten plannen afspraken in op momenten die voor jullie helemaal niet beschikbaar zijn, omdat die bepaalde momenten in jullie systeem niet zijn geblokkeerd. Dat betekent extra werk waarbij je klanten moet gaan bellen om te zeggen dat hun afspraak niet door kan gaan, wat de klant waarschijnlijk niet bepaald leuk zal vinden. Het gebruik van het systeem zorgt in dit geval dus alleen maar voor paniek. Hoe dat komt? Er is van tevoren niet goed nagedacht: wat hebben we precies nodig? En past dit in ons proces?
Voordat je gaat automatiseren is het belangrijk om zorgvuldig naar je eigen proces te kijken. En vooral: waar je het efficiënter kan maken. Ontleed hierbij alle stappen van begin tot eind. En kijk dan per component: waar kan ik optimaliseren? Waar kan ik aan sleutelen?
Ben je een designbureau, dan ziet je proces er bijvoorbeeld als volgt uit: het begint bij de marketing, hier komen je klanten binnen. Ze vullen een formulier in, de salesafdeling neemt de aanvraag aan, zij beoordelen de klant. Vervolgens ga je dieper in gesprek met de klant en komt daar de account manager erbij. Die gaat de requirements uitpakken. Er wordt een team opgezet, het team werkt ideeën uit, de klant krijgt een voorstel met vier designs waar uit gekozen kan worden, en aan het eind van de rit is iedereen blij.
Dit is van begin tot eind vormgegeven. Zo’n proces moet je als bedrijf hebben, of in ieder geval hebben bedacht, voor je iets kunt automatiseren. Vervolgens ga je kijken: in welk onderdeel van het proces verlopen dingen niet optimaal? En wat kan ik daaraan doen? Automatiseren is geen natte vingerwerk. Het moet wel gebaseerd zijn op analyses van je proces.
Probeer het eerst handmatig uit
Vaak raadt ik aan om bepaalde onderdelen van je proces die je mogelijk wilt automatiseren, eerst even handmatig uit te voeren. Bijvoorbeeld een dossier bijhouden, kun je in eerste instantie met Excel doen. Zo krijg je een helder inzicht in de stappen en de dingen die genoteerd moeten worden. Je hoeft niet meteen een applicatie te bouwen. Als je het eerst even uitprobeert op papier of in een Excel, dan kun je voor jezelf uitzoeken: werkt dit, zou dit zo kunnen?
Een andere optie is om een proof-of-concept applicatie te maken. Hiermee breng je het stramien van de applicatie in kaart, maar verblijf je in de beginfase. Het is nog geen compleet systeem, maar een pilot. Het is een manier om te testen of een systeem, de automatisering, voor jouw bedrijf werkt. Wij maken dit soort pilots ook vaak voor bedrijven. De vraag die je hiermee voor jezelf kan beantwoorden is simpel: dient het systeem een doel? Een proof-of-concept is een goedkope, snelle en makkelijke manier om te kijken of jouw manier van automatiseren past bij jouw proces.
Automatiseer niet zonder testen
Belangrijk is, voor je begint aan het volledig automatiseren, om uitgebreid te testen. Dan weet je of het überhaupt verstandig is om te automatiseren of niet. Je wil geen dingen automatiseren die niet passen in jouw proces. Je wil beginnen met het automatiseren van dingen die echt efficiëntie en waarde toevoegen. Het is zonde als onderdelen niet gebruikt worden. Of als ze alleen maar kopzorgen geven, zoals in het eerdere voorbeeld van de agendafunctie bij de autogarage. Testen is een belangrijk onderdeel als je succesvol wil automatiseren.
Bij Wise Minds helpen we je graag bij het automatiseren. Maar we vinden het belangrijk dat ons werk waarde toevoegt. Wij halen onze levenslust uit software maken die het leven makkelijker maakt, niet uit software die niet gebruikt wordt.